Secretaresse

32 – 36 uur | MBO 4 | min. € 2.558,40 – max. € 3.456,19

Krijg jij energie als jij klaar mag staan voor je collega's om verschillende zaken te regelen en te organiseren? Als secretaresse bij de Provincie Flevoland heb je een afwisselende baan, waarbij jij de stabiliteit brengt en het overzicht bewaakt. Lees snel verder voor meer informatie en hopelijk zien we je snel op ons Provinciehuis in Lelystad!

Wat ga je doen als Secretaresse.

In deze veelzijdige functie ondersteun je jouw manager bij de alledaagse gang van zaken, waaronder de portefeuillehouderoverleggen. De afspraken die voortvloeien uit dit overleg documenteer je in ons systeem iBabs. Daarnaast plan je ook de afspraken in voor onze interne expertiseteams en externe partners. Het agendabeheer van de expertiseteammanagers is jouw specialiteit en je ondersteunt hen proactief bij verschillende taken, zoals het opstellen van opdrachtbrieven en opdrachtbonnen. Collega's en externe partners weten je te vinden. Je bent de vraagbaak van de expertiseteams. 

Als secretaresse bij de Provincie heb je een veelzijdige baan, waarbij je naast agendabeheer ondersteunt bij het organiseren van bijeenkomsten. Dit doe je met de nieuwste middelen (MS Teams, MS Forms, Copilot). Daarbij werk je gestructureerd, streef je naar vernieuwing en breng je dit ook in binnen het team. Jouw actielijst is aan het einde van een evenement of bijeenkomst helemaal afgevinkt. Het enige wat je nog moet doen is notuleren, en daar ben je bijzonder goed in.

Binnen het Management Secretariaat springen collega's moeiteloos voor elkaar in en werken zij als een hecht team aan het continu verbeteren van onze dienstverlening. Wanneer je opmerkt dat zaken niet efficiënt verlopen, benoem je deze en zet je de juiste lijnen uit zodat het weer efficiënt verloopt. Daarbij werk je gestructureerd, streef je naar vernieuwing en breng je dit ook in binnen het team. 

Waar kom je te werken?

Provincie Flevoland staat als gesprekspartner naast gemeenten, waterschap en de rijksoverheid: een onmisbare schakel in een netwerksamenleving waarin complexe vraagstukken alleen in samenwerking met partners kunnen worden aangepakt. De organisatie zet de maatschappelijke opgaven centraal en maakt daarop de cultuur (dat wat in harten en hoofden van mensen leeft), de structuur en het management passend. Samenwerking aan de voorkant en integraliteit in de aanpak van de opgaven en programma's is een vanzelfsprekendheid.

Je komt te werken bij het Expertise Team Management Secretariaat. Dit is een nieuw team dat voor de gehele organisatie werkt, dat uniform en waar dat kan gestandaardiseerd werkt, en waar vooruitgang de norm is. Er heerst een open en informele sfeer, gericht op het gezamenlijk klaren van de klus. De secretaresses ondersteunen en ontzorgen de managers van de expertiseteams bij hun werkzaamheden en bij werkzaamheden rondom het Jaarprogramma. Verder is het secretariaat een belangrijke spil bij andere werkzaamheden in de expertiseteams. Hierdoor zijn de managers in staat om hun teams zo goed mogelijk aan te sturen en te ontwikkelen.

Wat breng je mee?

• Een afgerond MBO Niveau 4 in de richting Office & Managementsupport-opleiding of aanverwante studie.
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het digitaal archiveringssysteem eDocs.
• Ervaring in het werken in een politiek, bestuurlijke omgeving is een pré.
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.
• Ervaring met het werken in Microsoft 365 en Teams.
• Je houdt overzicht en denkt vooruit in het ondersteunen van de manager.
• Je bent geordend, kunt prioriteren en ben procesmatig als het om het werken binnen en met andere teams gaat.
• Een signalerende, proactieve houding waarbij je zelf graag de handen uit de mouwen steekt.

Als persoon ben jij:

• Resultaatgericht en klantgericht.
• Politiek en bestuurlijk sensitief.
• Degene die vernieuwing ziet en vooruitgang brengt. Dit draag je actief uit.
• Zelfstartend, nauwkeurig en proactief.
• Gericht op samenwerken.
• Planmatig en doelgericht. Jij bent eigenaar van het proces en houdt er regie op.

Wat bieden wij jou?

• Een salaris van minimaal € 2.558,40 en maximaal € 3.456,19 bruto per maand (schaal 6) bij een 36-urige werkweek. Dit is afhankelijk van ervaring en opleiding.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Je krijgt een Individueel Keuze Budget van 22,37% boven op je maandelijkse salaris (inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering). Daarmee kun je bijvoorbeeld extra vakantiedagen bij kopen. Ook krijg je een goede pensioenregeling, een laptop en telefoon van de zaak (bruikleen) en een NS Business Card.
• Mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via een persoonlijk opleidingsbudget van 6.000,-- voor 5 jaar.
• Een dienstverband voor 1 jaar, met bij goed functioneren uitzicht op een vaste aanstelling.
• Een werkplek op 2 minuten lopen van station Lelystad en plus een volledig ingerichte ergonomische thuiswerkplek. We werken in een omgeving die het best aansluit bij het vraagstuk waar je mee bezig bent. Dat kan vanuit het provinciehuis of een andere omgeving. Afstemming gebeurt in overleg.

Meer informatie en reageren

Enthousiast geworden na het lezen van de vacature? Reageer dan voor 4 augustus 2025 via de sollicitatiebutton en laat je gegevens achter. Wij komen graag met jou in contact!
Wil je eerst meer weten over deze vacature, dan kun je contact opnemen met Jamill de Jong, Recruitment adviseur via 06 18 76 73 79 of jamill.dejong@Flevoland.nl.